Dla branży sprzedażowej

BI
bi-sale

  • Analiza realizacji planu sprzedaży
  • Przekrojowe statystyki sprzedaży
  • Anomalie, budżetowanie, controlling
  • Wskaźniki
  • Analizy what-if?

Dla branży sprzedażowej

Osoba na stanowisku kierowniczym w branży sprzedażowej, decydując o promocjach, wyprzedażach czy zamówieniach powinna bazować na wynikach analiz i faktach, nie zaś na przeczuciach czy przypuszczeniach. Realizację zadań zarządczych znacząco ułatwia szybki i łatwy dostęp do wiarygodnej i aktualnej informacji. Uzyskanie takiej informacji może być jednak trudne z kilku, wymienionych poniżej, powodów.

Im większe jest zarządzane przedsiębiorstwo, im więcej ma klientów i oferowanych produktów, tym trudniej jest uzyskać spójny i przejrzysty obraz całości działalności firmy. Firma wykorzystuje różne systemy do ewidencji różnych danych: inny system jest przeznaczony do ewidencji sprzedaży, inny do zarządzania umowami z pracownikami, a jeszcze inny do administracji fakturami i słownikiem kontrahentów i dostawców. Stopień komplikacji może dodatkowo wzrosnąć w sytuacji, w której firma posiada kilka niezależnych placówek, położonych w różnych lokalizacjach geograficznych.

Głównym problemem w procesie wypracowania wysokiej jakości informacji zarządczej jest problem braku integracji danych. Brak integracji danych pomiędzy systemami oznacza, że pojęcia oznaczające w rzeczywistości te same wielkości są w różnych systemach opisywane i identyfikowane różnie. Natomiast jego konsekwencją jest brak możliwości uzyskania przekrojowych raportów pozwalających na dotarcie do źródła zdiagnozowanego problemu.

np
Manager sieci 3 sklepów tradycyjnych oraz 1 sklepu internetowego stoi przed koniecznością opracowania zestawu analiz, w ramach którego prezentowane będą m.in.: kluczowe współczynniki, rentowności poszczególnych placówek, porównania kosztów generowanych przez placówki znajdujące się w różnych lokalizacjach, wyniki promocji oraz akcji rabatowych na wybrane produkty etc.

Główne wyzwania, którym manager będzie musiał sprostać to zintegrowanie danych z systemów informatycznych działających w ramach jednej placówki oraz zintegrowanie danych z różnych placówek. Uwzględniając stopień skomplikowania systemów oraz rozmiary przechowywanych w nich danych, bez wsparcia odpowiedniego oprogramowania zadanie to może być trudne, o ile nie niemożliwe, do wykonania.

sale-1

Hurtownia danych

Rozwiązaniem problemu integracji danych i tym samym uzyskanie spójnego i wiarygodnego źródła danych dla analiz i raportów jest zbudowanie centralnego repozytorium danych bazującego na idei hurtowni danych. W odróżnieniu od bazy danych, hurtownia danych przechowuje dane tak, aby jak najlepiej i jak najszybciej spełnić dowolne żądania raportowe. Dane z systemów dziedzinowych są przenoszone do hurtowni danych przez proces ETL, który dba o ich poprawność, integralność oraz aktualność. Proces ETL może pobierać dane z dowolnej liczby źródeł, dzięki czemu koncepcja hurtowni danych nie jest ograniczona do danego systemu czy danej lokalizacji.

i
Integracja danych pomiędzy systemami nie jest zadaniem łatwym i – uwzględniając wielkość zbiorów danych – na pewno nie może być wykonywana ręcznie. W ramach prac konieczne jest ustalenie reguł integracji, a nierzadko także wsteczne uzupełnienie danych w systemach dziedzinowych.

Warto jednak poświęcić czas i środki na przeprowadzenie integracji. Możliwość analizy na jednym zestawieniu, danych pochodzących z różnych systemów, a nawet różnych lokalizacji przynosi, nieosiągalną przed integracją, możliwość spojrzenia na pracę firmy jako całości, bez podziału na systemy czy lokalizacje.

Raportowanie i analizy klasy Business Intelligence

Utworzenie centralnego repozytorium danych raportowych (hurtowni danych) otwiera bardzo szerokie spektrum możliwości opracowania wiarygodnej, aktualnej i użytecznej informacji na podstawie zgromadzonych danych.

Zaletami raportowania BI bazującego na hurtowni danych są:

  • możliwość łączenia danych z różnych obszarów merytorycznych,
  • możliwość wykonywania zestawień przekrojowych,
  • możliwość odnoszenia danych z aktualnych okresów czasu do danych archiwalnych.

Wypracowane analizy należy odpowiednio zaprezentować wyróżniając przypadki wymagające natychmiastowej uwagi. Wraz z rozwojem systemu raportowego rośnie liczba analiz, dlatego są one grupowane w postaci pulpitów raportowych o różnym poziomie dostępności dla użytkowników.

Informacje prezentowane w analizie mogą być wizualizowane w różny sposób, w zależności od potrzeb: tabela, tabela przestawna, wykres, miernik itd. Może to być jedna lub wiele form. Każdą analizę można eksportować do arkusza kalkulacyjnego w celu dokonania zmian.

np
Przykładowy zbiór pulpitów raportowych dla branży sprzedażowej

Główny pulpit zarządczy zawierający najważniejsze wskaźniki liczbowe oraz wykresy i mierniki prezentujące kluczowe informacje.

  • Wartości liczbowe rentowności, zysku, przychodów i kosztów, liczba transakcji, liczba klientów.
  • Globalny stan realizacji planu sprzedaży.
  • Zestawienie przychodów i kosztów w ujęciu miesięcznym.
  • Średnia liczba transakcji dla ostatnich 3 miesięcy.
  • Najbardziej i najmniej rentowne Miejsce Powstawania Kosztów (MPK).
  • Top i down 5 sprzedawanych produktów, MPK pod względem zysku, klienta pod względem przychodu.

Analizy efektywności pozwalające na sprawdzenie, które z placówek są efektywne i jak prezentuje się wybrana placówka na tle innych placówek prowadzących sprzedaż.

Analizy rentowność służące sprawdzeniu, które z placówek są rentowne i jak zmieniała się ich rentowność na przestrzeni roku/kilku lat. Porównania rentowności placówek między sobą.

Analizy statystyczne dowolnego rodzaju.

  • Najbardziej aktywne kanały dystrybucji.
  • Pracownicy przynoszący największe zyski i pracownicy generujący największą liczbę transakcji.
  • Procentowy udział województw/miast w sprzedaży.
  • Statystyka produktowa.

Analizy anomalii służące sprawdzeniu czy dane gromadzone w systemie sprzedażowym są logicznie spójne i poprawne. Wyniki analiz mogą być podstawą przeprowadzenia kontroli i/lub podjęcia działań zaradczych. Przykłady analiz wykrywających anomalie:

  • Nierentownej sprzedaż, w której koszty przewyższają przychód.
  • Zbyt wysoka, nierealna liczba transakcji sprzedaży w określonym okresie czasu zrealizowana przez pracownika.
  • Realizacji planów sprzedaży przekracza 75% lub więcej.

i
Jeśli, pomimo posiadania gotowych pulpitów raportowych, operator będzie potrzebował własnej, autorskiej analizy wtedy może ją zbudować, zwizualizować i zapisać na własnym pulpicie samodzielnie.

Do wykonania tych czynności nie jest wymagana specjalistyczna wiedza informatyczna ani umiejętność programowania.