FÜR DEN VERTRIEB

BI
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  • Verkaufsplananalyse
  • Querschnittstatistiken für den Vertrieb
  • Anomalien, Budgetierung, Controlling
  • Koeffizienten
  • What-If-Analysen

FÜR DEN VERTRIEB

Eine Führungskraft im Vertrieb soll sich bei ihren Entscheidungen zu Sonderangeboten, Ausverkäufen oder Aufträgen an Analyseergebnisse und Tatsachen anlehnen und nicht an Vermutungen oder Vorahnungen. Die Ausübung der Führungsaufgaben wird durch einen schnellen und einfachen Zugang zu verlässlichen und aktuellen Informationen bedeutend erleichtert. Die Gewinnung von solchen Informationen kann jedoch aus mehreren nachstehend genannten Gründen erschwert werden.

Je größer das geführte Unternehmen ist, je mehr Kunden und Produkte im Angebot hat es, desto schwieriger ist, sich ein schlüssiges und klares Bild über die Gesamtheit der Unternehmenstätigkeit zu verschaffen. Die Firma verwendet unterschiedliche Systeme zwecks Erfassung von unterschiedlichen Daten: ein System wird für die Erfassung des Vertriebs, ein anderes zum Verwalten der Mitarbeiterverträge und noch ein weiteres zur Verwaltung der Rechnungen und des Vertragspartner- und Lieferantenglossars angewendet. Das Kompliziertheitsgrad kann sich zusätzlich in der Situation erhöhen, wenn die Firma mehrere unabhängige Niederlassungen betreibt, die sich an unterschiedlichen Standorten finden.

Das Hauptproblem im Prozess der Ausarbeitung der Führungsinformationen von hohen Qualität stellt eine mangelnde Datenintegration dar. Eine mangelnde Datenintegration zwischen Systemen bedeutet, dass Begriffe, die in der Realität dieselben Größen darstellen, in unterschiedlichen Systemen differenziert beschrieben und identifiziert werden. Eine Konsequenz daraus ist der mangelnde Zugang zu Querschnittsberichten, die eine Identifizierung der Quelle des festgestellten Problems ermöglichen könnten.

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Z.B. Ein Manager einer Kette von 3 stationären Einzelhandelsbetrieben und eines Onlineshops steht vor der Notwendigkeit eine Reihe von Analysen zu erarbeiten, die u.a. folgende Größen erfassen sollen: Schlüsselkoeffizienten, Rentabilität der einzelnen Standorte, Kostenvergleich zwischen Standorten, Ergebnisse der Sonderverkaufs-und Rabattaktionen für ausgewählte Produkte usw.

Die größten Herausforderungen, denen der Manager ausgesetzt wird, besteht in einer Datenintegration aus unterschiedlichen EDV-Systemen im Rahmen eines Standortes und einer Datenintegration aus mehreren Standorten. Unter Berücksichtigung der Komplexität der Systeme und des Volumens der gespeicherten Daten kann dies ohne angemessener EDV-Unterstützung zu einer schwierigen schwierig oder sogar nicht realisierbaren Aufgabe werden.

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DATA-WAREHOUSE

Die Problemlösung zur Datenintegration und zugleich das Erlangen einer schlüssigen und glaubwürdigen Datenquelle für Analysen und Berichte besteht im Aufbauen eines zentralen Repositoriums, aufbauend auf der Idee eines Data-Warehouse. Zum Unterschied von einer Datenbank werden die Daten in einem Data-Warehouse so gespeichert, um am besten und am schnellsten beliebige Berichterstattungswünsche erfüllen zu können. Daten aus Systemen der Sachgebiete werden ins Data-Warehouse mittels eines ETL-Prozesses übertragen, das für ihre Richtigkeit, Integrität und Aktualität sorgt. Ein ETL-Prozess kann Daten aus einer beliebigen Anzahl der Quellen schöpfen, dank dieser Eigenschaft beschränkt sich das Data-Warehouse-Konzept nicht auf ein gegebenes System oder einen gegebenen Standort.

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Eine Datenintegration zwischen Systemen stellt keine einfache Aufgabe dar und – unter Berücksichtigung der Grüße des Datenbestands – ganz bestimmt nicht manuell durchgeführt werden kann. Im Rahmen der Arbeiten sind die Integrationsregeln festzulegen, auch nicht selten sind die Daten in gebietsbezogenen Systemen nachträglich zu vervollständigen.

Es lohnt sich jedoch Zeit und Mittel für die Durchführung eine Integration aufzuwenden. Die Möglichkeit, auf einer Zusammenstellung Daten aus diversen Systemen und sogar von unterschiedlichen Standorten, vor der Integration unerreichbar, lässt zu, auf das Funktionieren der Firma ganzheitlich zu blicken, ohne Einteilung in Systeme oder Standorte.

BERICHERSTATTUNG UND ANALYSEN DER BUSINESS INTELLIGENCE KLASSE

Die Einrichtung eines zentralen Repositoriums der berichteten Daten (Data-Warehouse) eröffnet ein sehr breites Spektrum der Möglichkeiten zur Erarbeitung von glaubwürdigen, aktuellen und brauchbaren Informationen aus den angesammelten Daten.

Vorteile der BI Berichterstattung auf Grundlage eines Repositoriums bestehen in der Möglichkeit:

  • Daten aus unterschiedlichen Sachgebieten miteinander zu kombinieren
  • Querschnitt-Darstellungen zu erstellen
  • Daten zu laufenden Perioden Archivdaten gegenüberzustellen.

Die erarbeiteten Analysen sind entsprechend zu präsentieren, unter Berücksichtigung der Fälle, die eine Zuwendung sofort erfordern. Mit einem Ausbau des Berichtssystems nimmt die Anzahl der Analysen zu, deshalb werden sie in Form von Bericht-Desktops mit einer differenzierten Nutzer-Zugangsberechtigung zusammengefasst.

Die in einer Analyse dargestellten Informationen können auf unterschiedliche Weise veranschaulicht werden, je nach Bedarf: Tabelle, Pivot-Tabelle, Diagramm, Maß usw. Es kann sowohl eine als auch mehrere Formen sein. Jede Analyse kann in eine Tabellenkalkulation zwecks Vornahme von Änderungen exportiert werden.

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Eine beispielhafte Aufstellung der Bericht-Desktops für den Vertrieb

Management desktop beinhaltet die wichtigsten Koeffizienten, Diagramme und Maße mit Schlüsselinformationen.

  • Zahlenangaben zu Rentabilität, Gewinn, Erlösen, Kosten, Anzahl der Transaktionen, Kundenanzahl.
  • Der gesamte Ist-Zustand des Verkaufsplans.
  • Monatliche Zusammenstellung der Umsätze und Kosten.
  • Durchschnittsanzahl der Transaktionen in letzten 3 Monaten.
  • Die am meisten und am wenigsten rentable Kostenstelle.
  • Top 5 und Down 5 der verkauften Produkte, Kostenstellen in Bezug auf Gewinn, Erlös pro Kunde.

Wirtschaftlichkeitsanalysen lassen eine Überprüfung zu, welche Standorte rentabel sind und wie sich ein ausgewählter Standort am Hintergrund der sonstigen Vertriebsstandorte präsentiert.

Wirtschaftlichkeitsanalysen dienen einer Überprüfung, welche Standorte rentabel sind und wie sich ihre Rentabilität im Verlauf des Jahres/ von mehreren Jahren entwickelte. Rentabilitätsvergleiche zwischen Standorten.

Statistische Analysen beliebiger Art.

  • Die effektivsten Vertriebskanäle.
  • Mitarbeiter, die die höchsten Gewinne bringen und die eine größte Anzahl der Transaktionen generieren.
  • Prozentualer Umsatzanteil der Bezirke/ Städte.
  • Produktstatistik.

Anomalienanalysen dienen einer Überprüfung ob die im Vertriebssystem gesammelten Daten aus logischer Sicht schlüssig und korrekt sind. Die Analyseergebnisse können eine Grundlage zur Durchführung von Kontrollen und/oder Durchführung von Vorsorgemaßnahmen darstellen. Beispiele von Analysen zur Aufdeckung von Anomalien:

  • Nicht rentable Umsätze, bei denen Kosten die Umsatzerlöse übersteigen.
  • Eine zu hohe, nicht realistische Anzahl der Vertriebstransaktionen, die in einer Zeitperiode von einem Mitarbeiter erreicht wurden.
  • Die Ausführung der Verkaufspläne übersteigt 75% und mehr.

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Soll ein Nutzer, trotz des Zugangs zu vordefinierten Bericht-Desktops, eine eigene, selbstbestimmte Analyse brauchen, so kann er sie selbständig bauen, veranschaulichen und auf eigenem Desktop speichern.

Zur Durchführung bedarf man keiner EDV- oder Programmierung-Fachkenntnisse.